Akten digital archivieren

Die Arbeit mit Akten und Unterlagen ist ein unverzichtbarer Prozess in Unternehmen und Organisationen. Jeden Tag entstehen neue Akten, kommen neue Dokumente hinzu, die nicht nur korrekt zugeordnet, sondern auch verarbeitet und gesichert werden müssen. Akten sind ein lebendiges Objekt, einerseits hochaktuell und relevant, andererseits aber auch eine Historie und schützenswertes Gut. Sobald Akten am Ende ihres Lebenszyklus angekommen sind, kommt der letzte Schritt: das Akten archivieren. Im Laufe der Zeit sammeln sich immer mehr Akten an, und es stellt sich die Frage: Papierarchiv, digitale Aufbewahrung oder ein wenig von beidem? Unter Aktenarchivierung wird die geordnete und sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen verstanden. Diese können sowohl in physischer Form Papierakten als auch in digitaler Form vorliegen. Ziel der Archivierung ist es, wichtige Informationen langfristig aufzubewahren und im Bedarfsfall auf sie zugreifen zu können. Gleichzeitig müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.

Akten digital archivieren: Die besten Methoden

Soweit eine Konvertierung in ein internes oder sonstiges Format vorgenommen wird oder ein bereits elektronisch archiviertes Papierdokument weiterverarbeitet wird, müssen beide elektronischen Versionen archiviert werden. Aufbewahrungspflichtige steuerrelevante Daten dürfen auch im Archivsystem aufbewahrt werden. Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, Einsicht in elektronische Dokumente zu nehmen und die EDV des Unternehmens zur Prüfung der Dokumente zu nutzen. Zusätzlich steht der Finanzverwaltung auch die Möglichkeit offen, im Rahmen einer Volltextsuche elektronische Dokumente zu recherchieren und diese Je nach Dateityp maschinell auszuwerten. Im Fall der elektronischen Belegarchivierung muss das Unternehmen dem Betriebsprüfer erlauben, die elektronischen Belege direkt am Bildschirm einzusehen. Diese Regelung gilt auch dann, wenn die Belege noch als Papieroriginale vorhanden sind. Zudem steht dem Betriebsprüfer im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs die Möglichkeit offen, mittels Volltextsuche Textdokumente innerhalb der Archivumgebung dateiübergreif end zu durchsuchen.

Wie man Akten effizient digitalisiert

Frei von Papier — ein Traum, der durch die digitale Archivierung wahr wird. Wie die digitale Archivierung funktioniert und warum es sinnvoll ist, Dokumente digital zu archivieren, erfahren Sie hier. Die digitale oder elektronische Archivierung ist die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten und digitalen Datenträger. Dieser Prozess wird elektronische Speicherung genannt. Das können ehemals papiergebundene Dokumente sein, die nun in digitaler Form vorliegen, oder bereits digitalisierte Dokumente, wie E-Mails, Bilderdateien oder digitale Rechnungen. Für die digitale Archivierung benötigt ein Unternehmen ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem DMS , das entweder aus der Cloud oder lokal betrieben wird. Die elektronische oder digitale Archivierung birgt viele Vorteile für Unternehmen und wird im Gegensatz zur analogen Archivierung in Papierform immer beliebter. Sie profitieren gleich auf mehreren Ebenen. Bei der elektronischen Archivierung erfolgt das Wiederauffinden von Dokumenten in der Regel über eine einfache Suchfunktion.

Vorteile eines digitalen Archivs

Eine Archivierung im eigenen Archiv ist hier sicherlich die günstigste Form der Akten Aufbewahrung. Es steht Ihnen kein Platz zur Aufbewahrung der Akten zur Verfügung, Sie suchen nicht öfter als pro Jahr eine Akte. In diesem Fall sollten Sie sich unbedingt ein Angebot für die externe Aktenlagerung einholen. Zu geringen monatlichen Gebühren lagern auch wir Ihre Akten ein, und stellen bei Bedarf Dokumente oder Akten zur Verfügung. Am Ende eines jeden Jahres kümmern wir uns auch um die Aktenvernichtung. Die Frage nach ausreichend Platz steht nicht im Vordergrund, der Zugriff auf abgelegte Akten findet aber öfter als 1X pro Jahr statt. Immer wenn auf abgelegte Akten aus dem Archiv zugegriffen wird, ist es sinnvoll Akten digital zu archivieren. Als Faustformel können Sie vermerken: Je öfter Sie auf abgelegte Dokumente aus einem Ordner zugreifen, desto wirtschaftlicher ist es Akten digital zu archivieren. Im Zuge der Digitalisierung stellen viele Unternehmen auf den digitalen Posteingang um. Eingehende Belege werden tagesaktuell gescannt und archiviert.